СУПТО и ERP системи

СУПТО и работа на два софтуера за управление на продажбите в един търговски обект

При наличие на два СУПТО в един търговски обект на търговец всеки от тях трябва да е свързан с отделно фискално устройство /ФУ/, предвид необходимостта от генериране на уникални номера на регистрираните чрез него продажби /УНП/.

Допуска се при приключване на продажба, за която е генериран УНП в единия от софтуерите в обекта, да бъде отпечатван фискален бон /ФБ/ от ФУ, управлявано от другия СУПТО в същия обект. В този случай при подаване на Приложение № 32 от Наредба Н-18, лицето следва да посочи, че и двете ФУ са свързани към всеки от софтуерите.

СУПТО и ERP системи

1.1 Търговец използва ERP система за управление на дейността си. Извършват се продажби в 2 търговски обекта. В Обект 1 се извършват продажби, изискващи издаване на ФБ. Използва се софтуер СУПТО, който не е модул от ERP системата. В Обект 2 се извършват продажби, за които не се изисква издаване на ФБ. Използва се друг софтуер или друга версия на използвания в Обект 1 софтуер, които не са модули от ERP системата.

Софтуерът в Обект 1 трябва да отговаря на изискванията за СУПТО. В него се регистрират всички продажби, независимо че част от тях ще бъдат платени по банков път, т.е. няма задължение за издаване на ФБ. За всички продажби се генерира УНП при въвеждане на информация за тях в софтуера. В Обект 1 няма възможност за приключване на продажби, първоначалната информация за които е въведена в софтуера на Обект 2 - въведената в Обект 2 информация за продажби не е достъпна в Обект 1 и тези продажби не могат да бъдат приключени в Обект 1.

При тази фактическа обстановка в Обект 1 функционира СУПТО, а в Обект 2 - софтуер, който е извън обхвата на регулацията на Наредба Н-18 / 2006 г. В двата обекта следва да функционират или различни софтуери, или един софтуер с различни версии. Допуска се продажби, въведени в софтуера на Обект 2, да се въвеждат в ръчен режим в СУПТО на Обект 1 – генериране на УНП и т.н.

1.2 Фактическа обстановка, идентична на описаната в т.1.1. със следната разлика - в двата обекта се използва софтуер – модул от ERP системата. В Обект 1 има възможност за достъп до информация за продажбите, която първоначално е въведена в Обект 2. Въведената в Обект 2 информация за продажби се визуализира, вкл. може да бъде променяна, чрез софтуера в Обект 1 или тези продажби могат да бъдат приключени в Обект 1. Обменът на информация между обектите може да се извършва както чрез съответните модули на ERP системата, вкл. чрез достъп до обща база данни /БД/, така и директно между двата обекта.

В този случай, когато е налице възможност за обмен на информация за продажбите чрез функционалността на ERP системата - всички модули на ERP системата, обслужващи тази функционалност (вкл. Обект 1 и Обект 2 ) попадат в обхвата на регулацията за СУПТО.

СУПТО и ERP система с импорт и обработка на данни от външни системи

Търговецът използва ERP система с модул / модули СУПТО. В ERP системата се импортира и обработва информация за поръчки/заявки за продажби от различни външни системи:

• Поръчки от системи на бизнес партньори /EDI/, е-портали, заявки в стандартизиран файлов формат - импортират се поръчки от големи бизнес партньори, напр. МЕТРО, БИЛА и др., продажбите се извършват в СУПТО.
• Импорт на данни за продажби от друг СУПТО - допуска се импорт в СУПТО на данни за извършени продажби, регистрирани от друг СУПТО, използван от същия търговец. В този случай продажбите се импортират с вече присвоения УНП от СУПТО, в който са генерирани. Производителят/разпространителят следва да разработи функционалност за интеграция и импорт на данни с конкретния СУПТО, като гарантира, че импортът на информацията за регистрираните в него продажби се извършва в пълен обем и непроменено съдържание, вкл. и наличието на УНП за всяка импортирана продажба.

СУПТО и Разносна търговия

При разносна търговия ФБ се издава от СУПТО в обекта, в който е приета поръчката на клиента и е експедирана стоката. ФБ придружава стоката и се предоставя на клиента при предаването ѝ.

Пример 1:

Доставките се извършват от служители на търговеца, снабдени с мобилни устройства, на които е инсталиран софтуер, свързан с мобилни ФУ. Този софтуер позволява единствено отразяване на плащане и подаване на команда към ФУ за разпечатване на ФБ – няма функционалност за генериране на поръчки, продажби, промяна на данни за продажба и т.н. Т.е. този софтуер няма характеристики на СУПТО.

Преди да напусне склада от СУПТО-склад в мобилния софтуер се импортират продажби с генерирани УНП – тези данни са статични и не могат да бъдат променяни от софтуера на мобилните устройства. При доставката при клиента в софтуера на мобилното устройство се отразява извършеното плащане /пълно или частично/, SW подава команда към ФУ за отпечатване на ФБ по съответния УНП.

При връщането в обекта от мобилния SW в СУПТО в склада се импортират извършените плащания, които се отразяват в БД към съответната продажба / УНП.

Пример 2: Вариант 1:

Софтуерът на мобилните устройства има функционалност на СУПТО и разполага с онлайн свързаност със СУПТО в обекта. Регистрираните в SW на мобилните устройства поръчки, продажби, корекции в данни за продажби, плащания и др. се подават в реално време и се записват в БД на СУПТО в склада.

В този случай софтуерът на мобилните устройства и софтуерът в склада представляват модули на едно СУПТО и следва да бъдат декларирани по този начин.

Вариант 2:

Софтуерът на мобилните устройства има функционалност на СУПТО и не разполага с онлайн свързаност със СУПТО в склада.

Преди да напусне склада от СУПТО-склад в мобилния СУПТО се импортират продажби с генерирани УНП, наличности, цени и др. В СУПТО на мобилните устройства е възможно да се въвежда информация за продажби на място при клиента, при което се генерира УНП от свързаното към него ФУ. При отразяване на плащане към мобилните ФУ се подава УНП на съответната продажба.

Допустимо е при връщането в склада от мобилния СУПТО в СУПТО-склад да се импортира информация от БД на SW на мобилните устройства – регистрирани поръчки, продажби, плащания и др. В този случай производителят на СУПТО-склад следва да разработи функционалност за интеграция и импорт на данни с конкретния мобилен СУПТО, като гарантира, че импортът на информацията за регистрираните в последния продажби се извършва в пълен обем и непроменено съдържание, вкл. и наличието на УНП за всяка импортирана продажба. Аналогични са изискванията и към производителя на мобилния СУПТО.