Отговори от НАП на важни въпроси за софтуер за управление на продажбите в търговския обект

Използва се софтуер, който дигитализира някои от следните фирмени операции като доставка, продажба, връщане, изплащане и прехвърляне на стока от един склад в друг склад. Целта му е впоследствие да се генерират различни необходими документи към тях, като например стокова разписка, приемо-предавателен протокол, фактура за продажба.

Такъв тип софтуер задължително ли трябва да е свързан с касов апарат, при условие че няма такава разработена функционалност към него?

Описаната от Вас функционалност на софтуера попада в обхвата на определенията за „софтуер за управление на продажбите“ съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) и „управление на продажбите“ съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18/2006 г. В случай, че този софтуер се използва в търговски обекти, в които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, т.е. извършват се например плащания в брой, с дебитна или кредитна карта и др., то той трябва да бъде свързан с фискално/и устройство/а (ФУ). Фактът, че към момента няма разработена функционалност за връзка към ФУ, не може да бъде причина за изключване на софтуера от изискванията на Наредба Н-18/2006 г. и такава функционалност трябва да бъде разработена.

Ако не е задължително свързването му, изискванията от приетата наредба важат ли за него?

Изискванията, посочени в Приложение №29 от Наредба Н-18/2006 г., важат за софтуера при условията, посочени в отговора на Въпрос №1.

Възможно ли е да се използва до етап генериране и разпечатване на фактура, от касовия апарат се разпечатва касов бон и се прикрепя към генерираната фактура?

Доколкото Вашият софтуер отговаря на определението за софтуер за управление на продажбите, той следва задължително да бъде свързан и да управлява въведените в експлоатация ФУ в обекта. Не се допуска продажбите да се отразяват в софтуер за управление на продажби, вкл. да се издават фактури, а издаването на ФБ да бъде отделено.

Даден електронен магазин трябва ли да е свързан с касов апарат?

По смисъла на определението за търговски обект, съдържащо се в §1, т. 41 от ДР на ЗДДС, електронният магазин е търговски обект, от който се извършват продажби. Когато лицето, извършващо продажби чрез електронен магазин, използва за дейността си софтуер за управление на продажбите и за извършваните продажби е налице задължение за издаване на ФБ съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г., софтуерът трябва да отговаря на изискванията на наредбата, респективно, той трябва да бъде свързан с ФУ.

Трябва ли електронен магазин да има някакъв специфичен експорт, който НАП да може да генерира при нужда? Ако е необходимо, откъде трябва да се генерира и какви са изискванията за неговия формат?

Специфични изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, се съдържат в Глава седма „г“ на Наредба Н-18/2006 г. Съгласно чл. 52н те „са длъжни да съхраняват в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация (текуща база данни и архивни копия на базата данни) и при поискване от органите по приходите да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.“ Няма дефинирана конкретна структура, в която да се експортират данните от базата данни на електронния магазин.

По отношение на софтуера за управление на продажбите, когато такъв се използва от лицето, извършващо продажби чрез електронен магазин, са приложими всички изисквания, съдържащи се в Приложение №29 на Наредба Н-18/2006 г.

В случаите, в които „Софтуерът за управление на продажбите“ не е самостоятелно приложение, то изискването в Приложение № 29 към чл. 52а, ал. 13, което гласи „Софтуерът трябва да има надеждна защита от преднамерено или случайно изтриване или промяна на вече записани данни за приключени продажби – софтуерът няма вградена функционалност за изтриване на записи в базата данни...“, поражда следните въпроси по отношение начина на работа с останалата функционалност на цялостната система.

Как се предвижда да се работи в следните ситуации? Допуска ли се изтриване/редакция на данни, свързани с функционалност за „Управление на сервизна дейност“? Допуска ли се изтриване/редакция на данни, свързани с кореспонденцията по продажба / оферта / сервизна дейност / обслужване / застрахователна дейност / отношения с контрагенти и т.н.?

В случаите, в които софтуерът за управление на продажбите не е самостоятелно приложение изискванията на Приложение №29 се отнасят към модула, в който е реализирана функционалността „управление на продажбите“. Съгласно чл. 52к, ал. 3 от Наредба Н-18/2006 г. когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, задължените лица са длъжни да съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК и при поискване предоставят на органите по приходите (ОП) достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.

Съгласно т. 13 от Приложение №29 софтуерът трябва да не позволява изтриване или промяна на вече записани данни за приключени продажби. Посочените примери се отнасят до въвеждане на допълнителна информация за приключени продажби, което не предполага промяна или изтриване на вече записани данни за тях.

Ако се използва „Драйвер за управление на фискално устройство“, което позволява проверка за състоянието на ФУ преди започването на продажбата, то счита ли се че може да бъде реализирана операцията, ако отговора от „Драйвера“ не съдържа информация за грешка от страна на ФУ. В наредбата е казано че „Софтуерът осигурява свързаност с ФУ по начин, позволяващ получаване в реално време на информация за статуса на ФУ“, което реално допуска използването на „Драйвер за управление на ФУ“, като налага изискването да се провери статуса на ФУ преди бон. Всички драйвери предлагани от производителите на ФУ връщат информация за състоянието на ФУ след изпълнение на команда, ако винаги преди бон се изпраща команда за сверяване на Дата/час (което изпълнява изискването от т.5 от Приложението), то може да се приеме че получената информация от „Драйверът за управление на ФУ“ е в реално време. Друг приложим метод е с директната проверка състоянието на ФУ и последващо подаване на команда към „Драйвер за управление на ФУ“.

Изискването в т. 8 от Приложение №29 е софтуерът да осигурява свързаност с ФУ по начин, позволяващ получаване в реално време на информация за неговия статус и да не допуска извършване на операции по откриване и приключване на продажба в случаите, когато статусът на ФУ не позволява издаване на ФБ. Изискването предполага комуникация между софтуера и ФУ, която да позволява проверка за свързаност с работещо ФУ в момента на откриване на всяка продажба. Това предполага използване не на драйвер, а на протокол за комуникация между софтуера и ФУ.

В Приложение №29, т. 17 „Чрез потребителски интерфейс софтуерът осигурява достъп до създаваните чрез него данни в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК. При архивиране на базата данни софтуерът осигурява създаване и поддържане на архив, както и достъп до архивните данни в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК през потребителски интерфейс.“:

Какво се има предвид с изискването „.. При архивиране на базата данни софтуерът осигурява... и поддържане на архив... в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК през потребителски интерфейс“, това означава ли че се вменява задължението на софтуерът да съхранява архив в посочените сроковете и ако ДА, то какви са очакванията за начинът по който това „...поддържане на архив... през потребителски интерфейс...“ трябва да се реализира.

Софтуерът следва да позволява архивиране на създаваните данни с периодичност в зависимост от спецификата на бизнеса и желанието на задълженото лице – потребител. Задължение на последния е да съхранява архивираната информация в сроковете по чл. 38, ал. 1. Софтуерът трябва да има функционалност за достъп до архивираната информация през потребителски интерфейс, така че да е възможно генериране и експорт на информацията, посочена в т.18 от Приложение №29.

В Приложение №31, т.7 се изисква подаването на „Информация относно изпълнението на изискванията по т. 16, 17, 18 и 19 от приложение № 29“. Каква част от изискваната подробна информация от посочените точки в Приложение 29 е необходимо да бъде декларирана.

В случай, че софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност, производителят/разпространителят следва да предостави информация, дали изискванията в т. 16, 17, 18 и 19 от Приложение №29 се изпълняват от софтуера или изпълнението им е осигурено от функционалността на интегрираната система. Когато е налице втората хипотеза е необходимо да се посочи, в кои модули е реализирана функционалността за изпълнение на всяко от изискванията в посочените точки.

В чл. 52в, ал. 1 се задължават производителите на софтуер да предоставят „...изпълнимият файл, за достъп и извличане на данни от БД в структуриран четим вид с възможност за избор – от всички или от част от таблиците, с които работи софтуерът;“. Възможно е част от извличаната информация да е криптирана с оглед защита на корпоративни интереси от страна на клиента, като ключа се съхранява под опеката на вещи лица на клиента. Как се очаква предоставеното приложение да визуализира/експортира данните (криптирани или декриптирани, ако криптираните данни засягат правата на лица от Регламент 679/2016 на ЕК )?

Съгласно ДОПК органът по приходите има право да изиска, а задължените лица да му осигурят, достъп до счетоводна, търговска и друга документация, за която е преценено, че има значение за определяне на задълженията на лицето. Това изискване е в сила и когато за обработка на информацията се използват информационни системи. Съгласно ДОПК органите по приходите са длъжни да опазват данъчната и осигурителната информация, вкл. и търговската тайна.

В Приложение №29, т.3 „...В случаите, в които софтуерът за управление на продажби в търговски обект представлява модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите...“ Често в практиката се налага обособена функционалност в системите, чрез която се изписват различни стоки поради ред причини (но не свързани с продажба), като бракуване на стоки, изписване на стоки за вътрешна употреба, движение между вътрешни складове и други. Ако се приеме, че понятието „модул“ е „отделно от основната система приложение“ (и не е синоним на функционалност), то допуска ли се използването на такава функционалност в системата, притежаваща и функционалност за „Управление на продажбите“, която да позволява изпълнението на ако гореописаните операции, ако НЕ то какъв механизъм трябва да бъде предвиден за отразяване на посочените действия чрез системата. Допуска ли се използването на функционалност в системата, притежаваща функционалност за „Управление на продажбите“, чрез която се издават първични счетоводни и други документи за продажбите.

Считам, че няма пречка софтуерът да притежава функционалност, чрез която да се отразяват действия като посочените от Вас - „бракуване“, „движение на стоки между складове“, „изписване на стоки за вътрешна употреба“, доколкото тези операции не са свързани с процеса по управление на продажбите. Производителят/разпространителят следва да подаде информация за наличната функционалност в софтуера, който произвежда/разпространява съгласно т. II.1 от Приложение №31. Ако модулът за издаване на първични и други документи за продажби има функционалност за управление на продажбите, същият попада в обхвата на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект съгласно т.84 от §1 на ДР на ЗДДС, във връзка с §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18 и следва да отговаря на изискванията на Приложение №29.